Evénement professionnel : les 5 règles à suivre

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Séminaire, conférence, colloque, … La réalisation d’un événement professionnel semble pour certains assez simple. Pourtant, elle implique le respect de quelques règles bien précises. Indep, le spécialiste des badges personnalisés, vous présente les étapes à suivre pour réussir l’organisation de votre événement d’entreprise.

1. Définir le public ciblé

L’objectif de votre événement professionnel va déterminer la catégorie des invités à recevoir, car le discours change selon que l’on s’adresse à ses collaborateurs, ses partenaires ou ses clients.

2. Choisir le lieu, la date et le sujet de l’événement professionnel

Le choix de la bonne salle, de la date appropriée et d’un sujet accrocheur constitue la clé de la réussite de votre événement. Ces éléments reflètent l’image de la marque et influent également sur le taux de participation.

3. Envoyer les invitations quelques jours à l’avance

Afin de garantir un fort taux de participation, il est recommandé d’envoyer les invitations quelques jours à l’avance, idéalement 2 semaines. Pensez aussi à effectuer une relance avant le jour J.

4. Créer des badges d’identification pour les invités

Badge événement professionnel
Badge d’identification pour votre événement professionnel

Des badges personnalisés, à offrir aux invités au moment de leur arrivée, facilitent leur identification pendant l’événement. Ces badges portent idéalement le nom et la société du participant mais aussi le logo et les couleurs de votre entreprise. Par ailleurs, grâce aux badges d’identification vos invités pourront échanger entre eux plus facilement car, d’un simple coup d’œil, ils connaîtrons le nom de l’interlocuteur. C’est manière très dynamique et naturelle pour créer des nouvelles relations et/ou des nouveau contacts commerciaux.

5. Organiser un cocktail à la fin de l’événement

Il est recommandé d’organiser un cocktail à la fin de l’événement professionnel. Ceci permet aux participants d’entrer en contact plus facilement, de discuter et d’échanger des idées. Pour cela, rien de plus simple, prévoyez un buffet de type petits four salés/sucrés, quelques boissons de type champagne ou vin mais aussi quelques soft pour ceux qui ne boivent pas d’alcool. Si votre budget vous le permet, faites appel à une société de catering pour l’organisation du cocktail.

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